10 tips om "out of office" optimaal in te zetten

Juni 2019

Ben jij al aan het aftellen naar jouw verlof? Een periode om even niet bezig te zijn met het werk, maar gewoon te genieten … Maar alvorens je in verlof gaat nog even dit. Heb je al nagedacht over jouw communicatie m.b.t. jouw verlof? Hoe ga je cliënten en doorverwijzers hierover informeren? Eén van de dingen die je wellicht gebruikt, is een “out of office” melding voor jouw mailverkeer. Ik geef je graag 10 tips om dit optimaal in te zetten.

Niet iedereen gaat in dezelfde periode met verlof en bijgevolg is de kans groot dat cliënten, doorverwijzers, … net op het moment dat jij niet bereikbaar bent een mail naar jou versturen met een dringende vraag of informatie die ze graag met jou willen delen. En in onze huidige maatschappij verwachten velen binnen de seconde antwoord op deze mail.

De technologie zorgt er voor dat we aan deze behoefte kunnen voldoen door middel van een “out of office” melding, maar heb je er al eens opgelet dat de meeste meldingen er als volgt uitzien:

“Van 23/06/2019 tot 23/07/2019 ben ik niet aanwezig omwille van verlof.”

Deze onpersoonlijke out of office-reply helpt de cliënt of doorverwijzer echter niet verder. Dit kan met andere woorden anders. Maak de out of office-reply persoonlijk en biedt hierdoor extra service aan. Hoe doe je dit? Ik geef je graag 9 tips:

Tip 1: wacht niet tot het laatste moment.

Ben jij ook iemand die het instellen van de out of office als laatste taak ziet voor je de deur van je praktijk sluit en in het vliegtuig stapt? Het risico is dan groot dat de inspiratie op dat moment ontbreekt om een kwalitatieve out of office melding te doen, waardoor je vervalt in een standaardtekst. Vandaar de eerste tip: denk er nu al over na en zet de tekst reeds klaar.

Tip 2: vermeld in jouw out of office-reply wat er wél mogelijk is.

Ook dit is vaak een standaard out of office melding: Van 23/07/2019 tot 11/08/20189 ben ik niet aanwezig. Ik ben niet in staat om uw e-mail te beantwoorden. Uw bericht wordt niet doorgestuurd en niet gelezen. Ik zal uw e-mail beantwoorden zodra ik terug ben.”

Maak je out of office aantrekkelijker door te vertellen wat er wel kan in plaats van wat er niet kan. Op die manier bied je een betere service en help je de ontvanger verder voor zover mogelijk. Vermeld bijvoorbeeld de naam én de contactgegevens van een collega die wél bereikbaar is en de ontvanger van je out of office-reply wél van dienst kan zijn tijdens jouw verlof.

“Ik ben van 1 juli 2019 tot 15 juli 2019 met verlof maar heb je nood aan een gesprek neem dan contact op met mijn collega Ilse Maes. Zij helpt je graag verder. Je kan haar bereiken via ilse.maes@praktijk.be of telefonisch via 0496/123456.”

Ook als je alleen werkt in je praktijk, kan je dit doen. Zo heb ik al jaren met een collega de afspraak dat zij mijn cliënten opvangt tijdens mijn verlof en omgekeerd doe ik hetzelfde in haar verlofperiode. Op zich gebeurt het niet zo vaak dat er effectief gebeld of gemaild wordt, maar de keren dat het wel gebeurt, wordt de opvang door de betrokken cliënten zeer gewaardeerd omdat ze zich niet aan hun lot overgelaten voelen. 

Tip 3: schrijf een positieve out of office-reply.

Het ontvangen van een out of office-reply wordt vaak als niet prettig ervaren dus maak het dan in elk geval zo positief mogelijk. Dus ga niet voor:

“Van 23/07/2019 tot 11/08/2019 ben ik niet aanwezig. Ik ben niet in staat om uw e-mail te beantwoorden. Mijn mail wordt niet gelezen. Ik zal uw e-mail beantwoorden zodra ik terug ben.”

maar kies voor:

“Op 13 augustus ben ik terug van vakantie en lees ik graag jouw e-mail. Heb je een vraag die niet kan wachten op een antwoord? Mijn collega Ilse beantwoordt graag je vragen, je kunt haar bereiken via 0496/123456.” 

Tip 4: vergeet de aanhef en afsluiting niet

In je normale mails begin je ook met een aanhef en eindigen zonder afsluiting is een beetje een no-go. Dus waarom zou je jouw out of office-bericht onpersoonlijk maken?
Bij sommige mailprogramma's kunt u de aanhef automatiseren zodat er de naam van jouw cliënt verschijnt. Als dit niet kan, kan je ook "Beste", neerzetten: alles beter dan geen aanhef.

 Tip 5: lees je wel of niet jouw mail?

Dankzij de technologie kunnen we vandaag de dag overal mails lezen, zelfs op vakantie. Sommige mensen gaan er ook een beetje vanuit dat je dat doet en bij dringende zaken toch wel antwoord. Communiceer hierover duidelijk. Als je van plan bent echt even afstand te nemen van jouw mailbox, zet dan duidelijk in jouw automatische bericht dat je mail niet gelezen wordt.

Tip 6: Vermeld in je out of office-reply wanneer je weer bereikbaar bent.

In de meeste out of office-replies wordt vermeld vanaf en tot welke datum iemand niet aanwezig is. Maar wat maakt het uit vanaf wanneer je afwezig bent? Het gaat erom vanaf welk moment je er weer bent. Als iemand je op 7 augustus mailt, hoeft niemand te weten dat je er (al) sinds 23 juli niet was. Maar wel dat je er morgen weer bent om zijn/haar mail te lezen. Dus:

‘Tot 11 augustus geniet ik van mijn vakantie. Op 13 augustus duik ik mijn mailbox weer in.’

Tip 7: Geef een persoonlijke tintje aan je out of office-reply.

Ook aan een automatisch verzonden out of office-reply kun je een persoonlijk tintje geven. Denk aan het vermelden van de reden van je afwezigheid, je vakantiebestemming of een persoonlijke afsluiting i.p.v. het standaard ‘Met vriendelijke groet’. Wat voor een tintje je exact toevoegt aan je out of office-reply, kun je zelf het beste bepalen. Jij weet wie je doelgroep is en wat wel of juist niet passend is voor dit bericht.

Tip 8: Denk aan een sterke onderwerpregel die past bij jouw out of office-reply.

Zorg dat de onderwerpregel qua inhoud en tone of voice past bij je out of office-reply. En wees concreet: maak direct duidelijk in de onderwerpregel waar je bericht over gaat. Voorbeelden zijn: 

“Ik ben op vakantie tot 11/8. Mijn collega helpt je graag verder.” of “Bedankt voor je bericht. Ik lees deze direct na m’n vakantie” of  “Ik ben er tot 11/8 niet. En nu?”

Tip 9: Voorkom een dubbele handtekening onderaan je out of office-reply

Misschien evident maar ik ontvang wel eens een email met dubbele automatische handtekening. Heb je een automatische handtekening, herhaal deze dan niet onder je out of office-reply.

Tip 10: Vergeet je out of office-reply niet uit te schakelen

En ook mijn laatste tip is evident, maar ik stel hem toch regelmatig vast. Vergeet niet om je out of office uit te schakelen na je verlof. Stel daarom vóór je vakantie een reminder in dat je direct na je vakantie de out of office-reply uitschakelt.

En tot slot: geniet van je vakantie!.

Sonja Delbeecke heeft sinds 2005 een eigen praktijk als psychotherapeute / bemiddelaar in familiezaken. Daarnaast is ze zaakvoerder van Konnekt-it en helpt hulpverleners groeien als zelfstandige zowel inhoudelijk als op het vlak van ondernemerschap.

 

Volgend bericht

Alle berichten

Wil je op de hoogte gehouden worden van onze opleidingen, blogs en tips ontvangen?

Wil je op de hoogte gehouden worden van onze opleidingen, blogs en tips ontvangen?