Hoe maak ik een factuur?

November 2018

Als zelfstandig hulpverlener ben je ongetwijfeld een expert in je vak, maar hoe zit het op administratief en boekhoudkundig vlak? Regelmatig krijg ik van leden te horen dat ze hierin minder expertise hebben. In deze blog help ik je alvast bij de opmaak van een correcte factuur. 

Als ondernemer is het belangrijk om correcte facturen af te leveren, want op die manier vermijd je hoge boetes. Bovendien kan een niet-conforme factuur ervoor zorgen dat de ontvanger van de factuur zijn recht op aftrek van de BTW verliest. 

Als je een factuur maakt voor een Belgische klant dan dient dit document volgende zaken te bevatten:

  • Het woord “Factuur”
  • Naam en adres van maatschappelijke zetel van de uitreiker of de maatschappelijke benaming en de aard van de rechtspersoon;
  • Datum en volgnummer van factuur;
  • Het nummer van de bankrekening.
  • Het BTW-nummer / ondernemingsnummer; 
  • Leveringsdatum;
  • Beschrijving en hoeveelheid van de verstrekte dienst, alsmede alle gegevens om de aard van de verrichte handeling te kunnen vaststellen, alsmede het BTW-tarief (6 - 12 of 21%);
  • Prijs (in voorkomend geval gesplitst per handeling wanneer verschillende BTW-tarieven van toepassing zijn);
  • Bedrag van de verschuldigde BTW (eventueel per tarief);
  • Eventueel de aanduiding van de reden van vrijstelling wanneer de gefactureerde niet aan de BTW onderworpen is;
  • Plaats waar de factuur werd opgemaakt en datum;
  • Een verwijzing naar voorgaande facturen, wanneer voor eenzelfde handeling meerder facturen of stukken worden opgemaakt.
  • Algemene voorwaarden: het vermelden van jouw algemene voorwaarden op de factuur is niet verplicht, maar je doet er toch best aan ze mee op te nemen op de achterzijde of – als ze op je website vermeld staan - te verwijzen naar je website.

 

In bepaalde gevallen zullen er ook nog bijkomende bijzondere vermeldingen moeten opgenomen worden in de factuur.

  • ‘BTW verlegd’, indien de BTW verschuldigd is door de medecontractant
  • ‘vrijgesteld van BTW op grond van artikel …’, indien de handeling vrijgesteld is van BTW. De wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet wel gedetailleerd omschreven zijn.

 

Mag je 1 maal per kwartaal factureren? 

Jouw factuur moet worden opgemaakt uiterlijk op de 15e van de maand volgend op de maand waarin het belastbaar feit plaatsvindt of een voorschot ontvangen wordt. Eénmaal per kwartaal factureren is dus niet correct. Jouw facturen éénmaal per maand opmaken is in orde voor de BTW, zolang je dit maar ten laatste doet op de vijftiende dag van de maand die volgt. Als bijvoorbeeld het belastbaar feit plaats vindt op 23 juni, dan dient de factuur ten laatste opgemaakt te worden op 15 juli.

 

Waarom is een correcte factuur belangrijk voor zowel de uitgever als de ontvanger?

Wist je trouwens dat je bij het weglaten van een verplichte vermelding een administratieve boete riskeert.

Bij eerste overtreding, voor zover ze louter toevallig is en geen afbreuk doet aan de Schatkist: 25 euro per factuur, met een minimum van 50 euro en een maximum van 500 euro.

Bij andere eerste overtredingen: 50 euro per factuur, met een maximum van 250 euro

Bij tweede overtreding:125 euro met een maximum van 1.250 euro

Bij volgende overtredingen: 250 euro met een maximum van 5.000 euro.

Bevat de factuur onjuiste gegevens over het identificatienummer, de naam of het adres van de partijen, en aard of de hoeveelheid van de geleverde diensten de prijs of het toebehoren er van, dan heeft de overheid evenwel de keuze om in plaats van bovenstaande boetes een proportionele geldboete op te leggen van maximaal 200% van de verschuldigde BTW. Deze proportionele geldboete wordt bij afwezigheid van fraude verminderd tot 100%, dan wel tot 60%.

 

 Vragen?

Ben je niet zeker of alle verplichtingen op jouw factuur voorkomen, dan kan je deze altijd even door onze Konnekt-it partner Titeca Accountancy laten nakijken. Deze check-up kan jouw onderneming flink wat geld besparen!

 

Sonja Delbeecke heeft sinds 2005 een eigen praktijk als psychotherapeute / bemiddelaar in familiezaken. Daarnaast is ze zaakvoerder van Konnekt-it en helpt hulpverleners groeien als zelfstandige zowel inhoudelijk als op het vlak van ondernemerschap.

Volgend bericht

Vorig bericht

Alle berichten

Wil je op de hoogte gehouden worden van onze opleidingen, blogs en tips ontvangen?

Wil je op de hoogte gehouden worden van onze opleidingen, blogs en tips ontvangen?